Kako pripraviti sistemizacijo delovnih mest?

Kaj je sistemizacija delovnih mest?

Splošni akt, ki ureja organizacijo delovnih mest, pogoje za opravljanje dela ter običajno tudi naloge, odgovornosti in razmerja med delovnimi mesti.

ZDR-1 v 22. členu zahteva, da delodajalec s splošnim aktom določi pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za vrsto dela. Akt mora biti skladen z zakonom in veljavno kolektivno pogodbo.

Sistemizacija ni pogodba o zaposlitvi. Pogodba ureja razmerje s konkretnim delavcem, sistemizacija pa organizacijski okvir delodajalca.

Kdo mora imeti sistemizacijo?

Delodajalec z več kot desetimi zaposlenimi mora pogoje določiti v splošnem aktu; manjši delodajalec jih lahko določi v pogodbah.

Meja se presoja glede na število zaposlenih pri delodajalcu. Tudi manjše podjetje lahko prostovoljno sprejme sistemizacijo, kar je koristno ob rasti, različnih plačnih ravneh ali zahtevnejših varnostnih pogojih.

Posebni predpisi in kolektivne pogodbe lahko zahtevajo dodatne vsebine. V javnem sektorju veljajo še posebna pravila glede katalogov, nazivov in plačnega sistema.

Kaj mora vsebovati dober opis delovnega mesta?

Najmanj naziv, namen dela, ključne naloge, odgovornosti in preverljive pogoje za zasedbo.

Pogoji morajo biti povezani z dejanskimi potrebami dela, sorazmerni in nediskriminatorni. Naloge naj bodo dovolj jasne, a ne tako ozke, da bi vsaka običajna sprememba zahtevala nov akt.

Kako poteka priprava sistemizacije?

Z analizo dejanskega dela, povezovanjem podobnih nalog in preverjanjem pravnih, plačnih ter varnostnih zahtev.

1. popišite organizacijske enote in procese,
2. opravite razgovore z vodji in zaposlenimi,
3. ločite delovna mesta od posameznih oseb,
4. določite namen, naloge, odgovornosti in pogoje,
5. preverite kolektivno pogodbo in plačni model,
6. uskladite opise z oceno tveganja in zdravniškimi zahtevami,
7. izvedite obveščanje oziroma posvetovanje,
8. sprejmite, objavite in začnite uporabljati akt.

Največ napak nastane, ko kadrovska služba dokument pripravi brez ljudi, ki delo dejansko poznajo.

Kako se sistemizacija povezuje s pogodbo in plačo?

Pogodba mora navesti naziv delovnega mesta oziroma vrsto dela s kratkim opisom, sistemizacija pa mora takšno delo prepoznati in podpreti.

Sprememba sistemizacije sama po sebi ne spremeni avtomatično pogodbe o zaposlitvi. Če se bistveno spremenijo vrsta dela, kraj, trajanje ali drugi pogodbeni elementi, je praviloma potreben dogovor oziroma drug zakonit postopek.

Plača mora upoštevati pogodbo, zakon in kolektivno pogodbo. Sistemizacija naj zagotovi dosledno razvrščanje primerljivih del ter merila, ki ne povzročajo neupravičenih razlik.

Kako se povezuje z varnostjo in zdravjem pri delu?

Naloge in pogoji iz sistemizacije morajo biti usklajeni z izjavo o varnosti z oceno tveganja.

ZVZD-1 zahteva prepoznavanje nevarnosti, ocenjevanje tveganj in določitev ukrepov. Če sistemizacija predvideva nočno delo, dvigovanje bremen, delo z nevarnimi snovmi, vožnjo ali posebna znanja, morajo biti ta tveganja in usposabljanja ustrezno obravnavana.

Neusklajenost dokumentov lahko povzroči napačno napotitev na zdravstveni pregled, pomanjkljivo usposabljanje ali spore glede zmožnosti za delo.

Ali je treba vključiti sindikat, svet delavcev ali zaposlene?

Predlog splošnega akta mora biti pred sprejemom poslan v mnenje sindikatu pri delodajalcu, kadar ta obstaja; upoštevati je treba tudi pristojnosti sveta delavcev.

Sindikat ima po 10. členu ZDR-1 osem dni za mnenje, delodajalec pa mora predloge obravnavati in se do njih opredeliti. Če sindikata ni, je treba preveriti pravice sveta delavcev oziroma obveščanje delavcev na pri delodajalcu običajen način.

Pri večjih reorganizacijah lahko pridejo v poštev dodatne obveznosti posvetovanja. Postopek in dokazila o objavi naj bodo shranjeni skupaj z aktom.

Kdaj in kako pogosto je treba sistemizacijo posodobiti?

Ob vsaki pomembni spremembi organizacije, tehnologije, odgovornosti, pogojev dela ali kolektivne pogodbe.

Letni pregled je dobra praksa, ni pa nadomestilo za takojšnjo posodobitev po pomembni spremembi. Dokument naj ima številko različice, datum sprejema, datum uporabe, odgovorno osebo in evidenco sprememb.

Po spremembi preverite še pogodbe, objave prostih delovnih mest, plačni sistem, oceno tveganja, usposabljanja in dostop zaposlenih do veljavnega akta.