Kaj je v vaši kadrovski mapi in kako zahtevate svoje podatke?
Do svojih osebnih podatkov pri delodajalcu lahko dostopate po GDPR. Pravica zajema vaše podatke, ne neomejenega vpogleda v dokumente drugih ljudi.
Ključna informacija: Pravica do dostopa zajema vaše osebne podatke pri delodajalcu in informacije o njihovi obdelavi. Odgovor praviloma prejmete v enem mesecu; pravica ni neomejen dostop do podatkov drugih oseb.
Ali lahko zahtevate vpogled v kadrovsko mapo?
Da, glede svojih osebnih podatkov. Po 15. členu GDPR lahko pri delodajalcu zahtevate potrditev, ali obdeluje vaše podatke, dostop do njih, kopijo in informacije o obdelavi. Ni treba čakati na odpoved ali spor.
Kadrovska mapa lahko vsebuje pogodbe, evidence ali ocene, povezane z vašim delom. Njen naziv in način shranjevanja nista odločilna: pravica velja za vaše osebne podatke tudi, ko so v elektronskem sistemu ali razpršeni med več evidencami.
Ali vam pripadajo vsi dokumenti brez omejitev?
Pravica je namenjena dostopu do osebnih podatkov, ne neomejenemu pregledu celotnega arhiva podjetja. Kopija dokumenta je lahko potrebna za razumljiv prikaz podatkov, vendar je treba upoštevati tudi pravice drugih oseb.
Če dokument vsebuje podatke sodelavcev, lahko delodajalec njihove podatke ustrezno zaščiti. To samo po sebi ne upraviči zavrnitve celotne zahteve. Dostop do lastnih ocen tudi ni isto kot zahteva za podatke o plačah sodelavcev, za katero veljajo druga vprašanja in omejitve.
PREVERITE MEJE DOSTOPA DO PODATKOV O PLAČAH
Kako napišete uporabno zahtevo?
Zahtevo naslovite na delodajalca kot upravljavca podatkov. Navedite, katere podatke želite, za katero obdobje ter ali želite elektronsko kopijo. Pomaga konkreten opis: pogodbe in aneksi, podatki o opravljenih izobraževanjih ali ocene delovne uspešnosti, ki se nanašajo na vas.
Dodate lahko zahtevo za informacije o namenu, prejemnikih in obdobju hrambe. Shranite kopijo zahteve in dokazilo o oddaji. Če obstaja upravičen dvom o vaši identiteti, lahko upravljavec zahteva dodatne informacije za njeno potrditev.
V kakšnem roku dobite odgovor in koliko stane?
Upravljavec mora ukrepati brez nepotrebnega odlašanja, praviloma najpozneje v enem mesecu. Zaradi zapletenosti ali števila zahtev lahko rok podaljša za največ dva dodatna meseca, vendar vas mora v prvem mesecu obvestiti o podaljšanju in razlogih.
Prva kopija je praviloma brezplačna. GDPR predvideva izjeme, denimo razumno pristojbino za dodatne kopije ali ukrepanje ob očitno neutemeljenih oziroma pretiranih zahtevah. Običajna zahteva za lastne podatke zato ni plačljiva storitev kadrovske službe.
Kaj storite ob napaki, molku ali zavrnitvi?
Če so podatki netočni, zahtevajte popravek in pojasnite, kaj je napačno. Če odgovora v predpisanem roku ni, se lahko obrnete na Informacijskega pooblaščenca. Ob zavrnitvi aktualna navodila IP določajo 15 dni za vložitev pritožbe oziroma prijave po prejemu odgovora.
Priložite svojo zahtevo, dokazilo o vložitvi in prejeti odgovor. Ne čakajte, da se razreši morebitni vzporedni delovnopravni spor. Za podjetja je to tudi razlog za urejene evidence in odgovornosti pri obdelavi podatkov v kadrovskih sistemih.
Preglednost podatkov krepi zaupanje v odločitve
Zaposleni mora razumeti, na katerih podatkih temelji njegova kadrovska obravnava. Jasna zahteva in razumljiv odgovor lahko odkrijeta preprosto napako, še preden ta vpliva na naslednjo odločitev. Podjetju zato koristi postopek, v katerem je jasno, kdo zahtevo prejme in kdo pripravi odgovor.
Viri
- Informacijski pooblaščenec: pravica do dostopa; preverjeno 18.10.2026.
- GDPR: členi 12, 15 in 16; objava 04.05.2016; obdobje/dogodek: Uredba se uporablja od 25.05.2018; preverjeno 18.10.2026.
