Kaj mora vsebovati evidenca delovnega časa?

Za koga mora delodajalec voditi evidenco?

Za zaposlene in nekatere druge osebe, ki so osebno vključene v delovni proces.

Evidenca se vodi za:

• zaposlene za določen ali nedoločen čas;
• zaposlene s polnim ali krajšim delovnim časom;
• študente in dijake;
• upokojence, ki opravljajo začasno ali občasno delo;
• osebe na usposabljanju;
• druge izvajalce, če osebno opravljajo delo in so vključeni v delovni proces delodajalca.

Po noveli ZEPDSV-B evidence ni treba voditi za poslovodne osebe.

Evidenca se začne voditi ob začetku dela in preneha ob prenehanju pogodbe oziroma druge pravne podlage.

Katere podatke mora vsebovati evidenca delovnega časa?

Pokazati mora, koliko in kdaj je delavec dejansko delal ter katere ure predstavljajo nadure, odsotnost ali delo v posebnih pogojih.

Delodajalec mora evidentirati predvsem:

• število opravljenih ur;
• čas prihoda na delo in odhoda z dela;
• ure s polnim ali krajšim delovnim časom;
• opravljene nadure;
• ure v neenakomerno ali začasno prerazporejenem delovnem času;
• tekoči seštevek ur v referenčnem obdobju;
• neopravljene ure z nadomestilom plače v breme delodajalca;
• neopravljene ure z nadomestilom v breme drugih organizacij;
• neopravljene ure brez nadomestila;
• nočne, nedeljske, praznične in druge ure v posebnih pogojih dela.

Podatki o urah v posebnih pogojih in mesečni seštevki se lahko vpisujejo mesečno. Drugi podatki, potrebni za dnevno spremljanje delovnega časa, se vpisujejo sproti.

Od 23. aprila 2025 ni več treba beležiti časa začetka in konca odmora za malico. Pravica do odmora kljub temu ostaja.

Ali ima delavec pravico videti in popraviti evidenco?

Delavec mora imeti vpogled v svoje podatke in lahko opozori na nepravilnosti.

Delodajalec mora delavca o evidenci preteklega meseca pisno obvestiti najpozneje do konca plačilnega dne. Obveznost je izpolnjena tudi, če ima delavec samostojen elektronski dostop do evidence.

Delavec lahko enkrat tedensko zahteva pisno seznanitev s svojimi podatki.

Če evidenca ne prikazuje dejanskega stanja, naj delavec:

1. shrani razporede, sporočila in druga dokazila;
2. delodajalca pisno opozori na napako;
3. zahteva popravek evidence;
4. shrani prvotni zapis in odgovor delodajalca;
5. ob neodpravljeni kršitvi poda prijavo Inšpektoratu za delo.

Pri elektronski evidenci mora naknadna sprememba vsebovati razlog spremembe in čas njenega vpisa. Brisanje prihodov, odhodov ali nadur brez sledljivosti je zato posebej tvegano.

Evidence in dokumenti se po prenehanju dela hranijo kot listine trajne vrednosti.

Kakšne so kazni za nepravilno evidenco?

Globe lahko dosežejo 20.000 €, sankcionirana pa je lahko tudi odgovorna oseba.

Za kršitve pri vodenju, hrambi ali predložitvi evidenc so predpisane globe:

• za delodajalca praviloma od 1.500 do 20.000 €;
• za manjšega delodajalca ali samostojnega podjetnika od 300 do 8.000 €;
• pri kršitvah obveznega elektronskega vodenja od 3.000 do 20.000 €;
• kaznovana je lahko tudi odgovorna oseba delodajalca.

Prednosti natančne evidence

• pravilen obračun plač in dodatkov;
• dokazovanje nadur in počitkov;
• manj sporov med delavcem in delodajalcem;
• lažji nadzor nad stroški dela;
• zaščita podjetja ob inšpekcijskem pregledu.

Najpogostejše težave

• samodejno vpisovanje vedno enakega urnika;
• brisanje ali nepriznavanje nadur;
• popravljanje evidence brez vednosti delavca;
• beleženje razporeda namesto dejanskega dela;
• nepravilno evidentiranje dela od doma in na terenu;
• neupoštevanje časa dela pred odprtjem ali po zaprtju poslovalnice.