Službeni e-naslov po odhodu zaposlenega: ga sme prevzeti sodelavec?
Poslovno komunikacijo je treba predati, osebnega službenega predala pa ne obravnavati kot skupni arhiv. Preverite stališče IP in uredite odhod zaposlenega.
Ključna informacija: IP v mnenju z dne 10.09.2025 poudarja deaktivacijo predala in predajo službenih sporočil v sodelovanju z zaposlenim. Zakon ne določa enotnega konkretnega roka za vse primere.
Ali lahko sodelavec preprosto prevzame predal?
Predaja poslovnih sporočil ne pomeni samodejnega dovoljenja za neomejeno branje osebnega službenega predala nekdanjega zaposlenega. Podjetje mora poskrbeti za nadaljevanje dela in hkrati spoštovati njegovo zasebnost. Postopek naj pripravi pred odhodom, skupaj z zaposlenim.
Informacijski pooblaščenec v neobvezujočem mnenju z dne 10.09.2025 poudarja deaktivacijo predala ob prenehanju zaposlitve, možnost izločitve zasebne pošte in ureditev ravnanja v internih aktih. To je razlaga obstoječih pravil, ne nov zakon.
Kaj naj zaposleni uredi pred zadnjim delovnim dnem?
Po stališču IP mora dobiti možnost, da zasebna sporočila in dokumente izbriše ali shrani drugam ter zasebne kontakte obvesti o nedosegljivosti. Rok za odziv mora biti razumen. Podjetje naj pravočasno uskladi predajo službenih zadev v skupni predal ali drugo ustrezno evidenco.
Pri pripravi pravil upoštevajte tudi širše meje nadzora zaposlenih pri uporabi službenih naprav.
PREVERITE MEJE NADZORA ZAPOSLENIH
Obstaja obvezni rok 30 dni ali eno leto?
IP pojasnjuje, da konkreten rok v zakonodaji ni izrecno določen. Podjetje mora utemeljiti zakonitost in sorazmernost ravnanja ter pravila določiti vnaprej. Splošna navada, da stari predal ostane odprt eno leto, sama po sebi ni pravna podlaga.
Karlion priporoča, da interni postopek določi nosilca predaje, tehnično odgovorno osebo, način obvestila kontaktom in zapis opravljenih korakov. Tako odločitev ni odvisna od improvizacije ob vsakem odhodu.
Kako ohranite povezavo s strankami?
Pred odhodom uredite seznam odprtih poslovnih zadev in določenega naslednika. Kjer je smiselno, stranko pravočasno obvestite o novem kontaktu. Za prihodnje sodelovanje uporabljajte funkcijske naslove, vezane na nalogo ali oddelek, ter vnaprej opredeljene dostope.
Vsako začasno tehnično rešitev, denimo obvestilo pošiljatelju, presodite glede na nujnost in zasebnost. Samodejno preusmerjanje celotne pošte lahko zajame tudi zasebna sporočila in podatke drugih oseb.
Kaj če je zaposleni že odšel?
Najprej ugotovite, katere poslovne informacije dejansko manjkajo in kje še obstajajo. Preverite skupne mape, evidence poslov in dogovorjene predaje. Šele nato presodite morebiten poseg v predal, njegovo podlago in obseg. Nujnost ene ponudbe ne utemelji pregledovanja vse korespondence.
Karlion priporoča dokumentiranje razloga, odgovorne osebe in obsega posega ter vključitev pristojnega strokovnjaka za varstvo podatkov pri zahtevnejšem primeru.
Kaj uredite, dokler je sodelovanje še aktivno?
Poslovne zadeve naj bodo sledljive tudi zunaj osebnega predala. Redno prenašajte ključne dogovore v dogovorjene evidence in določite namestnika. Pravočasna predaja olajša tudi dopuste in bolniške odsotnosti. Med trajanjem zaposlitve pa ostajajo pomembna pravila odklopa od službene e-pošte.
Poslovni spomin podjetja potrebuje urejeno predajo
Če je vsa zgodovina sodelovanja s stranko v enem osebnem predalu, ima podjetje organizacijsko odvisnost od posameznika. Rešitev začne nastajati že med delom, s skupnimi evidencami in jasnimi odgovornostmi.
Urejena predaja omogoči kontinuiteto poslovanja in spoštljiv zaključek sodelovanja. To je tudi sporočilo preostali ekipi, kako podjetje ravna z zasebnostjo svojih ljudi.
Viri
- IP: Rok za ukinitev elektronskega predala po prenehanju delovnega razmerja; objava 10.09.2025; obdobje/dogodek: neobvezujoče mnenje07121-1/2025/1082; preverjeno 18.10.2026.
- PISRS: ZDR-1,46.in48.člen; objava 13.03.2013; obdobje/dogodek: veljavno besedilo preverjeno18.10.2026; preverjeno 18.10.2026.
